Factuur niet betaald: dit zijn je stappen als aannemer

Het werk is opgeleverd, de factuur is verstuurd en de betaaltermijn is verstreken. Er komt niets binnen. Voor een bouwbedrijf met lopende loonkosten en materiaalrekeningen is dat vervelend, zeker als het om een groot bedrag gaat. In dit artikel lees je welke stappen je zet als een klant je factuur niet betaalt, wat je wettelijk mag vragen aan rente en incassokosten, en hoe je voorkomt dat het zo ver komt.

Wanneer is een factuur officieel te laat?

Een factuur is te laat zodra de afgesproken betaaltermijn is verstreken. Heb je geen termijn afgesproken? Dan geldt wettelijk een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Vanaf dat moment is je klant in verzuim. Dat is belangrijk, want vanaf het moment van verzuim mag je wettelijke rente rekenen en later ook incassokosten in rekening brengen.

Bij een zakelijke klant hoef je meestal geen aanmaning te sturen om verzuim te laten intreden, mits de termijn in de overeenkomst of algemene voorwaarden staat. Bij een particuliere klant moet je eerst een aanmaning sturen met een termijn van 14 dagen voordat je incassokosten mag rekenen.

Stap 1: bel eerst, mail daarna

Voordat je in de juridische modus schiet, is een telefoontje vaak het snelste. Er is een reële kans dat de factuur is blijven liggen, bij de verkeerde persoon terecht is gekomen of dat er iets onduidelijk was aan de specificatie. Vraag simpelweg of de factuur is aangekomen en wanneer je de betaling kunt verwachten. Leg de afspraak daarna schriftelijk vast per mail, zodat je een spoor hebt.

Blijkt er een fout in de factuur te zitten? Corrigeer die dan met een creditnota en stuur een nieuwe factuur. Een verstuurde factuur mag je niet aanpassen.

Stap 2: stuur een betalingsherinnering

Blijft betaling uit? Stuur dan een betalingsherinnering. Dat is nog een vriendelijk document, geen dreigement. Zet erin:

• Het factuurnummer, de factuurdatum en het openstaande bedrag
• De oorspronkelijke vervaldatum
• Een nieuwe termijn, meestal 7 tot 14 dagen
• Je betaalgegevens
• Een kopie van de factuur als bijlage

Houd de toon zakelijk. Je wilt betaald worden, maar in de bouw werk je vaak met dezelfde opdrachtgevers en aannemers. Een onnodig scherpe eerste herinnering kost je later werk.

Stap 3: stuur een aanmaning met ingebrekestelling

Reageert de klant nog steeds niet? Dan volgt de aanmaning. Dit is het moment waarop je duidelijk maakt dat je vervolgstappen neemt.

Bij een particuliere klant heet dit de veertiendagenbrief. Je geeft de klant nog 14 dagen om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief. Je vermeldt expliciet welk bedrag aan incassokosten erbij komt als er niet wordt betaald. Doe je dat niet, dan mag je die kosten later niet in rekening brengen.

Stuur de aanmaning aangetekend of per mail met leesbevestiging, zodat je kunt aantonen dat hij is ontvangen.

Wat mag je rekenen aan rente en incassokosten?

Je mag twee dingen bovenop het factuurbedrag vragen.

Wettelijke rente. Bij zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente, die aanzienlijk hoger ligt dan de rente voor consumenten. Je berekent de rente over het openstaande bedrag vanaf de datum van verzuim. Check altijd het actuele percentage, want dit wordt elk half jaar opnieuw vastgesteld.

Incassokosten. Deze zijn wettelijk gemaximeerd volgens een staffel. Grofweg komt het neer op 15% over de eerste €2.500, met een minimum van €40 en een aflopend percentage over hogere bedragen. Bij zakelijke klanten mag je in je algemene voorwaarden hogere incassokosten afspreken.

Zet deze bedragen concreet in je aanmaning. Wettelijke rente en incassokosten is te vaag, een bedrag in euro's werkt beter.

Stap 4: incassobureau of deurwaarder

Levert de aanmaning niets op, dan zijn er twee routes. Een incassobureau neemt de vordering over en probeert buitengerechtelijk te innen. Dat kost je een percentage van het bedrag, maar het scheelt tijd en je hoeft zelf niet meer achter de klant aan. Bij grotere bedragen of een klant die de vordering betwist, kun je naar de rechter. Voor bedragen tot €25.000 loopt dat via de kantonrechter en heb je geen advocaat nodig. Weeg wel af of het bedrag de moeite en de kosten waard is.

Denk aan het retentierecht

In de bouw heb je een middel dat andere ondernemers niet hebben: het retentierecht. Als je werk hebt uitgevoerd aan een zaak of gebouw en je bent niet betaald, mag je onder voorwaarden de sleutels of het werk onder je houden tot er betaald wordt. Dit is een krachtig drukmiddel, maar de regels zijn strikt. Je moet het werk feitelijk onder je hebben en het moet duidelijk kenbaar zijn. Laat je hierover adviseren voordat je het inzet, want onterecht gebruik kan je schadeplichtig maken.

Hoe voorkom je onbetaalde facturen?

De meeste betaalproblemen ontstaan door onduidelijkheid, niet door onwil.

- Factureer in termijnen. Bij projecten die langer lopen, factureer je bij start, halverwege en bij oplevering. Zo loop je nooit maandenlang vooruit met je eigen geld.

- Factureer direct na oplevering. Hoe langer je wacht, hoe vager het werk wordt in het hoofd van de opdrachtgever en hoe meer discussie je krijgt.

- Specificeer je factuur. Uren, materialen en meerwerk apart benoemen voorkomt discussie. Een factuur met alleen verrichte werkzaamheden: €8.400 nodigt uit tot vragen. Lees hoe je een factuur in de bouw opbouwt als je twijfelt wat erop hoort.

- Leg meerwerk vast en laat aftekenen. Dit is in de bouw de nummer één oorzaak van betaalgeschillen. Zorg dat elke extra opdracht schriftelijk is bevestigd voordat je hem uitvoert.

- Houd je debiteuren in de gaten. Als je niet weet welke facturen openstaan en hoe lang al, ontdek je een probleem pas als het groot is.

Overzicht houden met Bouwportaal

Met de facturatiesoftware van Bouwportaal zie je per project wat er is gefactureerd en wat er nog openstaat. Uren, materialen en meerwerk staan gekoppeld aan het project, dus je factuur is altijd te onderbouwen als een klant vragen stelt. Werkbonnen laat je digitaal aftekenen op locatie. Zo heb je bij discussie meteen bewijs dat het werk is uitgevoerd en geaccordeerd.

Wil je zien hoe dat werkt? Probeer Bouwportaal 14 dagen gratis, zonder creditcard.