Creditnota maken: wat is het en hoe stel je er een op?

Je hebt een factuur verstuurd en er zit een fout in. Verkeerd bedrag, verkeerde klant, of werk dat toch niet is uitgevoerd. Je kunt die factuur niet zomaar weggooien of aanpassen, want hij staat al in je boekhouding en bij de Belastingdienst. Wat je wel doet, is een creditnota sturen. In dit artikel lees je wat een creditnota precies is, wanneer je er een maakt, wat erop moet staan en hoe je hem verwerkt in je administratie.

Wat is een creditnota?

Een creditnota is een factuur met een negatief bedrag waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Je verrekent er dus een bedrag mee dat je eerder in rekening hebt gebracht.

De termen creditnota en creditfactuur worden door elkaar gebruikt en betekenen hetzelfde. Beide verwijzen naar een document dat een eerdere factuur corrigeert.

Belangrijk om te weten: je mag een verstuurde factuur nooit aanpassen of verwijderen. Facturen moeten doorlopend genummerd zijn en je bent verplicht ze zeven jaar te bewaren. De creditnota is de manier waarop je een fout netjes rechtzet zonder je factuurreeks te verstoren.

Wanneer maak je een creditnota?

In de bouw kom je een creditnota vaak tegen in deze situaties.

Een fout in de factuur. Je hebt een verkeerd aantal uren gefactureerd, een verkeerd tarief gehanteerd of de btw verkeerd berekend. Je crediteert de volledige factuur en stuurt een nieuwe, correcte factuur.

Minderwerk. De opdrachtgever heeft een deel van het werk laten vervallen nadat je al had gefactureerd. Je crediteert het deel dat niet is uitgevoerd. Bij meer en minderwerk is de creditnota vaak het sluitstuk van de eindafrekening.

Klacht of coulance. De klant is niet tevreden over een deel van het werk en jullie komen een korting overeen. Je crediteert het bedrag van de korting.

Verkeerde klant. Je hebt de factuur naar de verkeerde debiteur gestuurd. Je crediteert de volledige factuur en factureert opnieuw aan de juiste partij.

Retour van materialen. De opdrachtgever stuurt materiaal terug dat je al had doorbelast.

Wat moet er op een creditnota staan?

Een creditnota is juridisch gezien gewoon een factuur en moet dus aan dezelfde eisen voldoen. Dit hoort erop te staan:

• Het woord creditnota of creditfactuur, zodat direct duidelijk is waar het om gaat
• Je eigen bedrijfsgegevens: naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer
• De gegevens van de klant
• Een eigen, uniek factuurnummer uit je doorlopende reeks
• De datum van de creditnota
• Een verwijzing naar het factuurnummer en de datum van de originele factuur
• Een omschrijving van wat je crediteert en waarom
• Het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal, allemaal negatief

Die verwijzing naar de originele factuur is geen formaliteit. Zonder die verwijzing kan je boekhouder of de Belastingdienst niet zien welke factuur je corrigeert.

Voorbeeld van een creditnota

Stel: je hebt factuur 2026-134 gestuurd voor een badkamerrenovatie van €4.500 exclusief btw. Achteraf blijkt dat je 12 uur te veel hebt gefactureerd tegen €55 per uur. Dat is €660 te veel.

Je creditnota ziet er dan ongeveer zo uit:

• Omschrijving: Correctie op factuur 2026-134 d.d. 3 juni 2026, te veel gefactureerde arbeidsuren
• Aantal en prijs: 12 uur tegen €55,00 = -€660,00
• Btw 21%: -€138,60
• Totaal: -€798,60

Onderaan zet je een korte toelichting: Deze creditnota corrigeert factuur 2026-134. Het gecrediteerde bedrag wordt binnen 14 dagen teruggestort.

Hoe verwerk je een creditnota in je boekhouding?

De creditnota boek je op dezelfde grootboekrekening als de originele factuur, maar dan negatief. Daarmee corrigeer je zowel je omzet als je btw-aangifte.

Had je de originele factuur al aangegeven in je btw-aangifte? Dan verwerk je de creditnota in de aangifte van het kwartaal waarin je hem uitschrijft. Je hoeft geen eerdere aangifte te corrigeren.

Heeft de klant de originele factuur al betaald? Dan stort je het gecrediteerde bedrag terug, of je verrekent het met een volgende factuur. Spreek dat duidelijk af en zet het op de creditnota, anders ontstaat er alsnog verwarring.

Veelgemaakte fouten bij een creditnota

De originele factuur alsnog aanpassen. Dit gebeurt vaker dan je denkt, zeker als je in Word of Excel factureert. Het is niet toegestaan en levert problemen op bij een controle.

Geen verwijzing naar de originele factuur. Zonder die koppeling is de creditnota administratief niet te plaatsen.

Btw vergeten te crediteren. Als je alleen het bedrag exclusief btw crediteert, klopt je btw-aangifte niet meer.

Positieve bedragen gebruiken. Een creditnota hoort negatieve bedragen te bevatten. Anders boekt je systeem het als extra omzet.

Creditnota maken in Bouwportaal

Wie in de bouw werkt, factureert vaak op basis van uren, materialen en meerwerk. Als daar iets in wijzigt, wil je snel kunnen corrigeren zonder in je boekhouding te gaan graven. Met facturatiesoftware van Bouwportaal maak je vanuit een bestaande factuur direct een creditnota aan. De verwijzing naar de originele factuur, het factuurnummer en de btw worden automatisch overgenomen. Omdat uren en materialen aan het project gekoppeld zijn, zie je meteen terug wat het effect is op je projectresultaat. Wil je zien hoe factureren en crediteren werkt in de praktijk? Probeer Bouwportaal 14 dagen gratis. Geen creditcard nodig.