Hoe maak je een factuur in de bouw? (met voorbeeld)

Het belang van facturatie voor bouwbedrijven

Laten we eerlijk zijn: zonder duidelijke en correcte facturatie krijg je simpelweg niet betaald. Vooral in de bouw is het belangrijk om precies te laten zien wat je hebt gedaan, welke materialen zijn gebruikt en welke uren zijn gemaakt. Je klanten willen graag overzicht en transparantie, en een goed gestructureerde factuur laat zien dat je professioneel en georganiseerd bent.

Daarnaast is een overzichtelijke factuur niet alleen fijn voor je klant, maar ook voor jezelf. Het helpt je om grip te houden op je financiën en eventuele vragen van klanten snel te beantwoorden. Geen gedoe, geen verwarring.

Wat maakt een bouwfactuur uniek?

Een bouwfactuur bevat vaak veel meer details dan een reguliere factuur. In de bouw werk je vaak met meerdere soorten kosten: denk aan arbeid, materiaal, en bijkomende kosten zoals transport of het huren van machines. Al deze kosten moeten overzichtelijk worden gepresenteerd op de factuur. Bovendien werk je in de bouw vaak op basis van projecten, die soms maanden kunnen duren. Je factureert dus niet altijd na één afgerond werk, maar misschien wel in delen of per fase.

Een andere belangrijke factor is de BTW. Afhankelijk van het soort werk dat je doet, kun je te maken hebben met verschillende BTW-tarieven. Voor bijvoorbeeld renovaties aan woningen ouder dan twee jaar geldt een verlaagd tarief van 9%, terwijl nieuwbouw onder het reguliere 21% tarief valt. Het is belangrijk om het juiste tarief te hanteren om problemen met de belastingdienst te voorkomen.

Stappen voor het maken van een bouwfactuur

Het maken van een bouwfactuur hoeft helemaal niet moeilijk te zijn. Als je de volgende stappen volgt, heb je in no-time een duidelijke en correcte factuur klaar.

Basisinformatie invoeren (klantgegevens, projectinformatie)

Begin met de basisinformatie, zoals:

• Jouw bedrijfsgegevens: Zorg dat je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en BTW-nummer op de factuur staan. Dit is wettelijk verplicht.
• Klantgegevens: Voeg de naam, het adres en eventueel de contactgegevens van je klant toe. Zo weet iedereen precies wie de factuur moet betalen.
• Factuurnummer: Elk document moet een uniek nummer hebben. Dit helpt bij de administratie en maakt het makkelijk om facturen terug te vinden.
• Projectinformatie: Vermeld kort om welk project het gaat, bijvoorbeeld "Renovatie keuken" of "Bouw schuur". Voeg ook het projectnummer toe als je daarmee werkt.

Gedetailleerde beschrijving van de werkzaamheden

Het is cruciaal om duidelijk te omschrijven welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd. Een simpele opsomming als “metselwerk” is vaak niet voldoende. Klanten willen graag precies weten wat er is gedaan, zoals:

• Verwijderen oude tegels: 4 uur werk
• Installatie van nieuwe waterleidingen: 3 uur werk
• Schilderwerk plafond: 2 uur werk

Denk eraan om per onderdeel aan te geven wanneer het werk is uitgevoerd, en hoeveel tijd het in beslag heeft genomen. Dit geeft de klant inzicht in wat er is gebeurd en voorkomt vragen achteraf.

Specificeren van kosten voor arbeid en materialen

Een bouwfactuur draait niet alleen om de geleverde diensten, maar ook om de materialen die zijn gebruikt. Verdeel de kosten daarom over twee delen:

1. Arbeid: Geef aan hoeveel uren je hebt gewerkt en wat je uurtarief is. Bijvoorbeeld: 10 uur à €50 per uur.
2. Materialen: Noem de gebruikte materialen en hun kosten. Bijvoorbeeld: 20 m² tegels à €30 per m².

Zorg dat je altijd duidelijk aangeeft hoeveel stuks, vierkante meters of andere eenheden je hebt gebruikt en wat de prijs per eenheid is.

Toepassen van BTW (indien van toepassing)

Je bent wettelijk verplicht om BTW te berekenen op je facturen. De meeste werkzaamheden in de bouw vallen onder het hoge BTW-tarief van 21%, maar voor sommige klussen, zoals renovaties van woningen ouder dan twee jaar, geldt een verlaagd tarief van 9%.

Tel aan het eind van de factuur alle kosten bij elkaar op, bereken de BTW en vermeld het totaalbedrag. Dit zorgt ervoor dat de klant precies weet wat hij moet betalen, inclusief belastingen.

‍

Voorbeeld van een standaard bouwfactuur

Hier is een simpel voorbeeld van hoe een overzichtelijke bouwfactuur eruit zou kunnen zien.