Wat zegt de wet over urenregistratie in de bouw?

Wettelijke verplichtingen volgens de Belastingdienst

Veel zelfstandigen en kleine bouwbedrijven (MKB) vragen zich af: ben ik eigenlijk verplicht om mijn uren bij te houden? Het korte antwoord is: ja, in veel gevallen wel. De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan je administratie, en daar hoort urenregistratie bij. Zeker als je gebruik wilt maken van de zelfstandigenaftrek, moet je kunnen aantonen dat je jaarlijks minimaal 1.225 uur aan je onderneming besteedt. Dat betekent dus: je moet kunnen laten zien wanneer je hebt gewerkt, aan welk project, en hoeveel tijd je daaraan kwijt was.

De Belastingdienst stelt geen specifieke eisen aan hoe je je uren bijhoudt. Je mag dat doen met de hand, in Excel of met een urenregistratie-app. Wat wél belangrijk is, is dat het duidelijk, gestructureerd en controleerbaar is. Bij een controle moet je in staat zijn om je uren te onderbouwen. Hoe gedetailleerder en betrouwbaarder je registratie is, hoe sterker je staat.

Urenregistratie in de cao Bouw & Infra

Werk je met personeel, of werk je zelf in loondienst bij een klein bouwbedrijf? Dan is ook de cao Bouw & Infra van toepassing. Hierin staan aanvullende verplichtingen over het bijhouden van gewerkte uren, werktijden, pauzes en verlof. Uren moeten correct worden geregistreerd, niet alleen voor de salarisadministratie, maar ook voor controle op overuren, toeslagen en verlofopbouw.

Voor werkgevers in de bouwsector is het dus essentieel om een betrouwbare urenregistratie te voeren voor al hun medewerkers. De cao stelt namelijk dat de werkgever verantwoordelijk is voor het correct bijhouden én bewaren van deze gegevens. Werk je met tijdelijke krachten, uitzendkrachten of ingehuurde zzp’ers, dan is het belangrijk dat je ook daarvan een sluitende urenregistratie hebt.

Uren bijhouden bij WKB-projecten

Met de komst van de Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen (WKB) zijn de eisen aan dossiervorming flink toegenomen. Bij vergunningsplichtige bouwprojecten moet je als aannemer of uitvoerder kunnen aantonen wie wat wanneer heeft gedaan. Urenregistratie speelt hierin een belangrijke rol. Het is een onderdeel van het opleverdossier, waarin precies staat welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, door wie, op welk moment, en met welke materialen of methodes.

Bij inspecties of aansprakelijkheid achteraf kan die informatie van doorslaggevend belang zijn. Als je niet kunt aantonen dat het werk volgens afspraak is uitgevoerd, ligt de verantwoordelijkheid bij jou. Door je uren goed bij te houden, gekoppeld aan concrete taken of fases van het project, voldoe je niet alleen aan de WKB, maar bescherm je ook jezelf tegen juridische risico’s.

Wat zijn de risico’s bij slechte registratie?

Urenregistratie is misschien niet het leukste onderdeel van je werk, maar het niet (goed) doen kan je duur komen te staan. Als je bij een belastingcontrole je uren niet kunt onderbouwen, kun je de zelfstandigenaftrek verliezen, met honderden tot duizenden euro’s aan extra belasting als gevolg. Werk je met medewerkers en registreer je hun uren niet correct, dan loop je het risico op loonsancties, boetes vanuit de Nederlands arbeidsinspectie of geschillen over overuren of achterstallig loon. Ook bij de uitvoering van WKB-projecten is een slordige administratie riskant: je kunt aansprakelijk worden gesteld als je niet kunt aantonen wie verantwoordelijk was voor een specifieke bouwstap.

Bovendien zorgt slechte registratie ook intern voor frustratie. Denk aan discussies over gewerkte uren, onduidelijke facturen of verlies van kostbare tijd doordat je achteraf alles moet uitzoeken.

Zo helpt software bij het voldoen aan wetgeving

Een goede urenregistratie-app, zoals Bouwportaal, helpt je om aan al deze wettelijke eisen te voldoen, zonder dat het je extra werk oplevert. In plaats van achteraf alles te moeten bedenken, registreer je je uren eenvoudig tijdens of direct na je klus. De app slaat je gegevens overzichtelijk op, gekoppeld aan projecten, medewerkers en werkzaamheden. Zo creëer je automatisch een sluitende, betrouwbare urenadministratie. Werk je samen met anderen? Dan kun je precies zien wie wanneer heeft gewerkt, hoeveel uur, op welk project. Dat helpt niet alleen bij de interne organisatie, maar ook bij het opstellen van rapportages, opleverdossiers (voor de WKB) en correcte facturen richting je klant.

Door te werken met software voor de bouw, hoef je niet langer na te denken over of je iets ‘goed genoeg’ hebt vastgelegd. Alles gebeurt automatisch en gestructureerd. Precies zoals de wet en de praktijk van je vragen. Wil je weten hoe dat er in jouw situatie uitziet? Probeer nu 14 dagen gratis en ontdek hoe Bouwportaal je helpt om wettelijk in orde én professioneel te werken.