Zelf een digitale werkbon maken? Zo doe je dat!

Je wilt af van die stapel papieren bonnetjes in de bus. Je hebt gehoord van digitale werkbonnen en je vraagt je af: kan ik dat zelf regelen, of heb ik daar een heel systeem voor nodig? Het goede nieuws is dat je inderdaad zelf een digitale werkbon kunt maken. Het iets minder goede nieuws: de manier waarop je dat doet, bepaalt of het je echt tijd bespaart of juist een nieuw probleem oplevert. Dit artikel legt je precies uit welke opties je hebt.

Optie 1: Zelf een digitale werkbon maken in Word of Excel

De meest laagdrempelige manier is een werkbon bouwen in Word of Excel. Je maakt een template met de velden die je nodig hebt, slaat die op als bestand en vult hem in op je laptop of telefoon. Daarna print je hem uit of stuur je hem als PDF naar de klant.

Wat je nodig hebt:

• Een Word- of Excel-template met de juiste velden
• Een printer of PDF-export
• Een manier om de klant te laten tekenen (print of een losstaande PDF-tool)

Wat goed werkt: Dit is snel op te zetten. Als je weinig klussen per week doet en toch iets wil vastleggen, is een simpel Word-formulier een prima begin.

Waar je tegenaan loopt: De klant moet nog steeds fysiek tekenen, tenzij je losse software gebruikt voor digitale handtekeningen. Je slaat bonnen op als losse bestanden die je zelf moet archiveren en terugvinden. Er is geen koppeling met je uren, je factuur of je project. En als je met meerdere mensen werkt, weet kantoor pas wat er is gedaan als iemand het document doorstuurt.

Kortom: het werkt op de korte termijn, maar het lost het echte probleem niet op. Je vervangt papier door een digitaal bestand, maar de administratieve handeling blijft hetzelfde.

Optie 2: Een online formulier of template tool gebruiken

Er zijn tools waarmee je formulieren kunt bouwen en invullen via een browser of app. Denk aan Google Forms, Microsoft Forms of specifieke formulierbouwers. Je maakt een formulier met de velden die jij wilt, deelt de link met je monteur en die vult het in op zijn telefoon.

Wat goed werkt: Ingevulde formulieren komen automatisch in een overzicht terecht. Je hebt altijd de datum en tijd van invullen. Gratis te gebruiken.

Waar je tegenaan loopt: Een Google Form is geen werkbon. Er staat geen handtekening op, er is geen bedrijfslogo, je kunt het niet direct omzetten naar een factuur en er is geen koppeling met je projectadministratie. Je hebt alsnog losse stappen nodig om van ingevulde formulieren naar een nette bon en factuur te komen.

Optie 3: Een werkbon app gebruiken

Dit is de manier die echt werkt voor een bouwbedrijf of vakbedrijf in de techniek. Met een werkbon app maak je een digitale bon aan, vult de monteur hem in op zijn telefoon en is de klant gelijk klaar om te tekenen op het scherm. Daarna gaat alles automatisch naar kantoor. Hoe maak je zelf een digitale werkbon in Bouwportaal:

Stap 1: Log in en open een project
‍Je opent de app op je telefoon of tablet. Zoek het juiste project op of maak een nieuwe klus aan. Alle klantgegevens die je eerder hebt ingevoerd staan er al in.

Stap 2: Maak de werkbon aan
‍Klik op 'nieuwe werkbon'. De datum, het adres en de klantgegevens worden automatisch ingevuld vanuit het project. Je vult aan wat er nog niet staat: een omschrijving van de werkzaamheden.

Stap 3: Registreer uren en materialen
‍Terwijl je werkt, voeg je gebruikte materialen toe en houd je je uren bij via de ingebouwde tijdregistratie. Je kunt ook foto's maken en direct aan de bon koppelen als bewijslast.

Stap 4: Laat de klant tekenen
‍Is de klus klaar? Je draait het scherm naar de klant, die tekent met zijn vinger. De handtekening wordt opgeslagen in het dossier.

Stap 5: Klaar, de rest gaat vanzelf
‍De bon staat direct in het systeem, gekoppeld aan het project. Uren en materialen zijn klaargezet voor de factuur. Kantoor ziet alles realtime. Jij rijdt weg

Wat moet er sowieso op een digitale werkbon staan?

Of je nu kiest voor een zelfgemaakt template of een app, de inhoud van een werkbon is grotendeels hetzelfde. Dit zijn de velden die je niet mag vergeten:

• Naam en gegevens van je bedrijf (inclusief KvK-nummer)
• Naam en adres van de klant
• Datum en tijdstip van de werkzaamheden
• Omschrijving van wat er is uitgevoerd
• Gebruikte materialen (soort en hoeveelheid)
• Gewerkte uren en eventueel reistijd
• Handtekening van de klant
• Ruimte voor opmerkingen of meerwerk

Werk je op projecten die vallen onder de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen? Voeg dan ook foto's van de situatie voor en na toe, en noteer welke producten en certificaten zijn gebruikt. Dat is straks de basis van je Wkb-dossier.

De meest gemaakte fout bij zelf een werkbon digitaliseren

De meest gemaakte fout is kiezen voor de makkelijkste oplossing in plaats van de slimste. Een Word-template is in een middag gemaakt, maar je bent er twee jaar later nog mee bezig om bonnen terug te zoeken, over te typen en te koppelen aan facturen. De tijdbesparing zit hem niet in het digitaliseren van het formulier zelf. Die zit hem in de automatische koppeling tussen de werkbon en de rest van je administratie: je project, je uren en je factuur. Zonder die koppeling bespaar je wat papierkosten, maar geen tijd.

Direct aan de slag

Met de werkbon app van Bouwportaal maak je in een paar minuten je eerste digitale werkbon. Klantgegevens worden automatisch ingevuld vanuit je projecten, de klant tekent op het scherm en alles staat direct klaar voor de facturatie. Geen overtypen, geen losse bestanden, geen kwijtgeraakte bonnetjes. Probeer Bouwportaal 14 dagen gratis en maak vandaag nog je eerste digitale werkbon.