Hoe registreer je werkuren als zzp’er in de bouw?

Waarom urenregistratie belangrijk is voor zzp’ers

Als zelfstandig vakman in de bouw ben je vaak met je handen bezig, niet met papierwerk. Toch is een goede urenregistratie minstens zo belangrijk als een strak geplaatste tegel of een waterdichte dakbedekking. Het geeft je inzicht in je werk, je tijd en (misschien nog wel het belangrijkst) je geld. Zonder overzicht weet je niet precies hoeveel uur je hebt gewerkt, wat je moet factureren en of je project wel echt winstgevend was. Daarbij komt ook nog eens dat de Belastingdienst verwacht dat je je uren netjes bijhoudt, zeker als je gebruik wilt maken van de zelfstandigenaftrek. Urenregistratie is dus niet alleen slim, maar ook noodzakelijk als je je werk serieus neemt.

Handmatig uren bijhouden of software gebruiken?

Iedereen begint ergens. Misschien schreef je je gewerkte uren in het begin op een kladblokje of hield je het bij op je telefoon. Ontdek hieronder de verschillen, voordelen en nadelen.

Handmatig uren registreren in Excel

Voor veel zzp’ers is Excel een logische tussenstap. Je maakt een eigen bestand met tabbladen per project en vult daar in wat je hebt gedaan. Dat lijkt overzichtelijk, maar na een paar weken, of projecten, raak je al snel de draad kwijt. Cellen schuiven, formules lopen vast of je vergeet gegevens in te vullen. Je kunt in dit geval beter gebruik maken van een Excel template die online beschikbaar zijn. Zo zijn er enkele gratis templates beschikbaar die urenregistratie in Excel overzichtelijk maken, zoals het voorbeeld hieronder:

Uren registreren in een app

Echter stappen steeds meer zzp'ers in de bouw over op een urenregistratie app. Niet omdat het ‘moet’, maar omdat het simpelweg fijner werkt. Als je vanaf je mobiel of tablet direct je uren kunt registreren terwijl je nog op de klus bent, scheelt dat niet alleen tijd, maar ook frustratie. Alles zit dan netjes gekoppeld aan je project en je hebt er verder geen omkijken meer naar. En dan hebben we het nog niet eens over het gemak van rapportages, nacalculatie of directe facturatie. Het enige nadeel is dat er kosten verbonden zijn aan een urenregistratie-app. Om te bepalen of het voor jou interessant is om zo’n app aan te schaffen, is het slim om te kijken hoeveel tijd je per maand handmatig besteedt aan je urenregistratie. Stel dat dit meer dan vier uur per maand is, dan kun je met een app veel tijd besparen en meer tijd in je klussen steken, waardoor de kosten zichzelf terugverdienen. Zie hieronder een voorbeeld van urenregistratie in een overzichtelijke app:

‍

‍

Praktische tips voor dagelijks bijhouden

De kracht van urenregistratie zit niet in hoe mooi of uitgebreid je het bijhoudt, maar in hoe consequent je dat doet. Het werkt het beste als je er een gewoonte van maakt. Niet aan het eind van de week in één keer alles invullen, maar juist op het moment zelf. Bijvoorbeeld zodra je de bus instapt na een klus, of terwijl je wacht tot het cement uithardt. Hoe verser het in je hoofd zit, hoe nauwkeuriger je registratie is. Ook helpt het als je werkt met vaste momenten op de dag: na je lunch, bij thuiskomst of voor je naar de volgende klant rijdt. Op die manier kost het je nauwelijks tijd en raak je geen uren kwijt.

Voordelen van een urenregistratie app

Werken met een app speciaal voor urenregistratie in de bouw heeft meerdere voordelen. Je hoeft niet meer terug te denken aan wat je die dag precies hebt gedaan, want je registreert het meteen. Je koppelt je uren eenvoudig aan een klant of project, je voegt eventueel een korte omschrijving toe en klaar is kees. Alles staat overzichtelijk in één systeem, dat je later kunt gebruiken voor je factuur of je administratie. En als je op meerdere klussen per dag werkt, of samenwerkt met andere vakmensen, dan zie je precies wie wat waar heeft gedaan. Dat zorgt voor rust, overzicht en minder kans op fouten. Bovendien werkt zo’n app ook op je mobiel, dus je hebt ’m altijd bij de hand.

Bouwportaal is de ideale oplossing voor zzp’ers

Bouwportaal is ontwikkeld met één ding in gedachten: het werk van bouwprofessionals makkelijker maken. Of je nu dagelijks alleen werkt of met een team van vakmensen, je kunt met Bouwportaal moeiteloos je uren bijhouden, gekoppeld aan projecten en klanten. Alles werkt intuïtief, zonder ingewikkelde menu’s of overbodige functies. Je vult je uren in op je mobiel, tablet of laptop, op een manier die past bij jouw werkwijze. De app onderscheidt automatisch tussen verschillende soorten werk, zoals voorbereiding, uitvoering en reistijd. En omdat je alles koppelt aan de rest van je projectadministratie, ben je niet alleen sneller klaar, maar heb je ook alles overzichtelijk op één plek. Wil je je uren exporteren voor je boekhouder of gebruiken voor je factuur? Dan regel je dat in een paar klikken.

Ben je benieuwd hoe dat eruitziet in de praktijk? Probeer Bouwportaal 14 dagen gratis en ontdek hoe jij jouw administratie slimmer én eenvoudiger regelt.

‍