Voorbeeld werkbon: zo ziet een goede werkbon eruit

Je weet dat je een werkbon nodig hebt, maar hoe ziet een goede werkbon er in de praktijk eigenlijk uit? Niet als droge lijst met veldnamen, maar als een echt, ingevuld document dat een monteur of uitvoerder direct begrijpt. In dit artikel vind je een concreet voorbeeld werkbon voor de bouw, met uitleg per onderdeel, veelgemaakte fouten en het verschil tussen een papieren en digitale werkbon.

Een ingevuld voorbeeld werkbon voor de bouw

Stel: je stuurt een monteur naar een woning in Utrecht voor het vervangen van een cv-ketel. Dit is hoe een goede werkbon er dan uitziet.

Werkbon #2024-089
Datum: 3 juni 2024
Bedrijf: Jansen Installaties BV
Monteur: Peter de Vries

Klant: Familie Bakker
Adres: Lange Leidsestraat 12, 3511 Utrecht
Telefoon: 06-12345678

Project: Vervanging cv-ketel (projectnr. P-2024-031)

Omschrijving werkzaamheden:
Verwijderen oude HR-ketel (merk: Nefit, bouwjaar 2009). Plaatsen nieuwe Remeha Calenta 28c. Aansluiten op bestaand leidingwerk. Inregelen en testen op lekkage. Uitleg geven aan bewoner over bediening.

Gebruikte materialen:

• 1x Remeha Calenta 28c (art. 4892)
• 2x kogelkraan 1/2" (art. 0123)
• 1x afvoerset condensaat (art. 0544)

Gewerkte uren: 4,5 uur

Bijzonderheden:
Afvoer loopt via keuken, extra lengte nodig. Foto's gemaakt van oude situatie.

Handtekening opdrachtgever: _______________
Datum aftekening: _______________

Dit is wat een werkbon in de bouw minimaal moet bevatten: wie, wat, waar, wanneer, en bewijs dat het werk is goedgekeurd.

Waarom elk onderdeel van deze werkbon telt

Elk veld in dit voorbeeld heeft een concrete functie. Het werknummer zorgt dat je de bon later terugvindt in je administratie en kunt koppelen aan een project of factuur. De klantgegevens voorkomen verwarring over de locatie, zeker als je meerdere klussen op één dag hebt. De gedetailleerde omschrijving is je bescherming als een klant later zegt dat er iets niet goed is gedaan. De materiaallijst is waarschijnlijk het onderdeel dat het vaakst ontbreekt op papieren bonnen. En dat is zonde, want zonder die lijst vergeet je materialen door te berekenen aan de klant of weet je niet meer wat er is gebruikt als er maanden later een garantiekwestie speelt. Zeker bij grotere projecten lopen die kosten snel op.

Het vak voor bijzonderheden is ook waardevol, ook al lijkt het overbodig. Als er tijdens de klus iets afwijkt van de opdracht, noteer je dat hier. Zo heb je bij discussie altijd documentatie.

Wat er misgaat met slechte werkbonnen

Een werkbon zonder duidelijke omschrijving is een recept voor gedoe achteraf. Je monteur schrijft "cv-ketel vervangen" en jij moet drie weken later maar hopen dat je nog weet welke ketel het was, hoeveel fittingen er zijn gebruikt en of de klant het werk heeft goedgekeurd.

Dit zijn de fouten die het vaakst voorkomen op werkbonnen in de bouw en installatietechniek:

Genoeg om de klus te kunnen factureren en om aan te kunnen tonen dat het werk is uitgevoerd en goedgekeurd. In de praktijk betekent dat de volgende velden:

• Geen handtekening van de klant. Je hebt geen bewijs dat het werk is goedgekeurd. Bij een betalingsgeschil sta je meteen zwak.‍
• Materialen niet genoteerd. Je vergeet ze door te berekenen of kunt later niet aantonen wat er is gebruikt. Dit kost je direct marge.‍
• Een te vage omschrijving. "Diverse werkzaamheden" of "reparatie leidingwerk" zegt niets. Als er later een discussie is over wat er precies gedaan is, heb je niets om op terug te vallen.‍
• Geen werknummer of projectkoppeling. Je kunt de bon niet terugleiden naar een factuur of project, waardoor je administratie een chaos wordt.‍
• Onduidelijk wie de klus heeft uitgevoerd. Als je meerdere monteurs hebt en er is een klacht, wil je exact weten wie er op locatie is geweest.

Op papier zijn dit makkelijk te maken fouten, zeker als een monteur haast heeft en snel door wil naar de volgende klus.

Het verschil tussen een werkbon, een dagrapport en een urenlijst

Er is nogal wat verwarring over de termen. Een werkbon beschrijft een specifieke klus bij een specifieke klant: wat er gedaan wordt, welke materialen worden gebruikt en wie het uitvoert. Een dagrapport is breder en beschrijft alles wat er op een dag op een project is gebeurd, soms door meerdere mensen tegelijk. Een urenlijst is puur een registratie van gewerkte tijd, zonder verdere omschrijving van de werkzaamheden.

Voor kleinere bedrijven en zzp'ers is de werkbon de meest bruikbare vorm. Je legt per klus alles vast, inclusief goedkeuring van de klant, en dat is precies wat je nodig hebt om te kunnen factureren en discussies te voorkomen.

Voorbeeld werkbon als Word-sjabloon of PDF: wanneer wel, wanneer niet

Een werkbon als Word-document of PDF downloaden is een prima startpunt als je net begint of heel weinig klussen per week doet. Je vult de velden in, print de bon, geeft hem mee aan de monteur, ontvangt hem terug en verwerkt de gegevens handmatig in je administratie.

Dat werkt. Tot het niet meer werkt. Zodra je twee of meer monteurs in de buitendienst hebt, raken bonnen kwijt, worden velden niet ingevuld en ben je meer tijd kwijt aan administratie dan aan je werk. Bovendien ben je afhankelijk van papier dat nat kan worden, gescheurd raakt of simpelweg vergeten wordt in de bestelbus.

Een sjabloon is een beginpunt, maar het lost het onderliggende probleem niet op: hoe zorg je dat elke werkbon altijd volledig en correct wordt ingevuld, en dat die informatie direct beschikbaar is voor je facturatie?

Digitale werkbon: hetzelfde voorbeeld, maar dan zonder gedoe

Een digitale werkbon bevat precies dezelfde velden als het papieren voorbeeld hierboven, maar dan vooraf ingevuld vanuit je project en verstuurd naar de telefoon van je monteur. De monteur hoeft alleen nog zijn uren en gebruikte materialen in te vullen en laat de klant ter plekke digitaal aftekenen met een vinger op het scherm. Jij ziet dat direct terug in je projectoverzicht. Geen bonnen die kwijtraken, geen materialen die je vergeet te factureren, geen gedoe met handschriften die je niet kunt lezen.

In Bouwportaal maak je een werkbon aan vanuit je planning: je koppelt een medewerker aan een klus, vult de werkzaamheden in en de bon staat klaar op de telefoon van je monteur. Na afronding meldt de monteur de taak gereed via de app en registreert in één keer zijn uren en gebruikte producten. Alles staat direct verwerkt in je projectadministratie, klaar om te factureren.

Hoeveel velden heeft een werkbon minimaal nodig?

Genoeg om de klus te kunnen factureren en om aan te kunnen tonen dat het werk is uitgevoerd en goedgekeurd. In de praktijk betekent dat de volgende velden:

• Bedrijfsnaam, adres en contactgegevens
• Naam en contactgegevens van de klant
• Datum, werknummer en eventueel projectnummer
• Naam van de uitvoerder of monteur
• Omschrijving van de werkzaamheden (zo specifiek mogelijk)
• Gebruikte materialen met aantallen en artikelnummers
• Gewerkte uren
• Ruimte voor bijzonderheden of afwijkingen
• Handtekening of digitale goedkeuring van de opdrachtgever

Meer over welke velden wettelijk verplicht zijn en wat je precies moet vermelden, lees je in ons artikel over wat er op een werkbon moet staan.

Van voorbeeld naar werkende werkbon in je eigen bedrijf

Een voorbeeld geeft je houvast om te zien hoe een goede werkbon eruit hoort te zien. Maar het echte werk is ervoor zorgen dat iedere monteur in jouw bedrijf altijd de juiste informatie meeneemt naar een klus, en die ook volledig terugkoppelt. Dat lukt structureel alleen als het proces makkelijk genoeg is om vol te houden.

Probeer Bouwportaal 14 dagen gratis. Geen creditcard nodig, gewoon direct aan de slag.