Uren registreren tijdens de proeftijd van een nieuwe medewerker

Je hebt iemand aangenomen. Goed nieuws, want in de bouw is het niet makkelijk om goed personeel te vinden. Maar dan begint ook meteen de administratieve kant: contracten, loonstroken, en urenregistratie. Zeker tijdens de proeftijd is het bijhouden van uren belangrijker dan veel werkgevers beseffen. In dit artikel leggen we uit waarom, en hoe je dat praktisch aanpakt vanaf dag één.

Waarom urenregistratie tijdens de proeftijd extra belangrijk is

Tijdens de proeftijd werk je allebei aan wederzijdse kennismaking. Jij beoordeelt of de nieuwe medewerker past bij je bedrijf, de medewerker beoordeelt of hij bij jou wil blijven. Maar die periode is ook een moment waarop fouten in de administratie snel worden gemaakt. Een nieuwe medewerker kent de werkwijze nog niet. Hij weet misschien niet hoe hij zijn uren moet registreren, op welk project hij zijn tijd moet boeken, of wat hij moet doen als hij eerder klaar is of langer doorwerkt. Als jij dat ook niet actief begeleidt, loop je aan het einde van de maand al meteen achter de feiten aan.

Bovendien geldt: als je tijdens de proeftijd besluit het contract niet voort te zetten, wil je een kloppende administratie kunnen overhandigen. Dat is niet alleen netter, het voorkomt ook discussie over uitbetaling van openstaande uren.

Wat moet je vastleggen vanaf de eerste werkdag?

Vanaf de eerste werkdag gelden dezelfde regels als voor een vaste medewerker. Je bent verplicht om de arbeidsuren te registreren. Dat betekent: starttijd, eindtijd, pauzes en de projecten of taken waaraan is gewerkt. Leg ook de afwijkingen vast. Een nieuwe medewerker die later start omdat hij verdwaald is, die een dag ziek is in de proeftijd, of die een training volgt, dat zijn allemaal situaties die je apart moet noteren. Hoe meer detail je vastlegt in het begin, hoe makkelijker je later kunt onderbouwen wat er is gewerkt en wat er is uitbetaald.

Praktisch gezien is het slim om de nieuwe medewerker op dag één uit te leggen hoe jouw systeem voor urenregistratie werkt. Dat hoeft geen ingewikkeld proces te zijn, maar het moet wel duidelijk zijn: waar boek je je uren, hoe geef je bijzonderheden aan, en wanneer moet het ingevuld zijn.

Proeftijd, nul-urencontract of flexibel contract: het maakt voor registratie niet uit

Sommige werkgevers nemen iemand eerst aan op een nul-urencontract of oproepcontract voordat ze besluiten of een vast dienstverband past. Ook dan ben je verplicht de daadwerkelijk gewerkte uren vast te leggen. Het verschil zit in de oproeping en de garantie-uren, niet in de registratieplicht.

Als er achteraf discussie ontstaat over hoeveel uren iemand heeft gewerkt, is een correcte urenstaat je enige bewijs. Zeker bij een nul-urencontract, waarbij de medewerker wettelijk recht heeft op uitbetaling van daadwerkelijk gewerkte uren, is slordig bijgehouden administratie een risico voor jou als werkgever.

Hoe koppel je uren aan projecten tijdens de inwerktijd?

Een nieuwe medewerker werkt de eerste weken vaak niet zelfstandig. Hij loopt mee met een ervaren collega, werkt op meerdere projecten op één dag, of doet interne taken zoals materialen ophalen of een voertuig inspecteren. Hoe registreer je dat? De vuistregel is: boek uren altijd zo specifiek mogelijk op het project of de activiteit. Loopt iemand mee op project A, dan boek je zijn uren op project A, ook als hij nog niet volledig productief is. Dat is namelijk wel een directe projectkost. Rijdt hij materialen van het magazijn naar de klus, dan is dat een indirecte kost die je op een intern project of kostenpost zet.

Zo zie je aan het einde van de proeftijd niet alleen hoeveel uren de medewerker heeft gemaakt, maar ook op welke projecten die uren zijn gevallen. Wil je weten hoe je die informatie gebruikt om je projectrendement te bewaken? Lees dan ons artikel over urenregistratie en winstgevendheid in de bouw.

Wat als een medewerker ziek wordt tijdens de proeftijd?

Ziekte tijdens de proeftijd geeft je als werkgever geen reden om het contract eerder te beëindigen. Je bent verplicht het loon door te betalen, ook als de medewerker ziek is. Registreer de ziektemelding op de dag zelf, noteer de datum van herstel en leg vast hoe lang de medewerker afwezig is geweest. Meld de zieke medewerker ook tijdig bij de arbodienst. Dat is een wettelijke verplichting, ook tijdens de proeftijd. Stel dit niet uit omdat het "maar de proeftijd" is. De meldingsverplichting gaat in op de eerste ziektedag.

Houd in je urenregistratie ziekte apart bij van reguliere uren. Zo zie je in je projectoverzicht direct het verschil tussen gewerkte uren, ziekteverzuim en eventuele andere afwezigheid.

Hoe beoordeel je de proeftijd mede op basis van urenstaten?

Urenstaten zeggen meer dan alleen hoeveel uur iemand heeft gewerkt. Ze laten ook zien hoe consequent iemand zijn administratie bijhoudt, of hij projecten correct boekt, of hij afwijkingen meldt, en of hij zijn uren op tijd aanlevert. Dat zijn geen kleine details. In de bouw is een medewerker die zijn eigen uren bijhoudt, correct boekt en op tijd aanlevert een stuk minder werk voor de administratie dan iemand die elke week achteraan gejaagd moet worden. Gebruik de proeftijd dus ook om te beoordelen hoe iemand omgaat met zijn eigen administratie.

In Bouwportaal kun je nieuwe medewerkers eenvoudig toevoegen en direct laten registreren via de app. Ze zien hun eigen planning, boeken hun uren per project en melden klussen gereed. Jij ziet direct wat er is ingevuld, zonder urenstaten na te hoeven jagen.

Wat lever je op aan het einde van de proeftijd?

Of je het contract wel of niet voortzet, zorg dat de administratie aan het einde van de proeftijd volledig en kloppend is. Dat betekent: alle gewerkte uren vastgelegd per dag en per project, eventuele ziekte of afwezigheid genoteerd, en de verloning in lijn met de geregistreerde uren. Als je besluit het dienstverband voort te zetten, heb je meteen een goede basis voor de verdere samenwerking. Als je besluit te stoppen, lever je een correcte administratie op en voorkom je discussie over wat er nog uitbetaald moet worden.

Het bijhouden van uren is voor veel werkgevers een bijzaak, zeker in de drukte van een lopend bedrijf. Maar juist bij een nieuwe medewerker loont het om dit vanaf dag één goed te regelen. Dat spaart je later een hoop gedoe. Wil je zien hoe dat eruitziet met digitale urenregistratie? Vraag een gratis demo aan bij Bouwportaal, geen verplichtingen, wel direct duidelijkheid.